中小企業が成長する組織図の作り方(階層、レポートライン、職務分掌)

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中小企業に於ける組織図の重要性でもお伝えしましたが、組織図を作成することは、社員に自分の役割と責任感を自覚させるだけでなく、どの部門の人材が足りないか、育てる必要があるか等を経営者が認識する良い機会となります。

組織図は、階層や役職、レポートライン(指揮命令系統)を整理し、シンプルで見やすいモノにする必要があります。

創業してしばらくすると、最初に決めた役職や肩書、そしてレポートラインまでもがバラバラになってしまうことが良くあります。

こういう点を修正するためにも、年度計画作成時や人事異動の際には、必ず組織図も見直すことが必要です。

図表1はある企業の組織図です。創業者である先代は既に引退し、現在は子息が2代目社長として事業を運営しています。この2代目社長から、どのような組織と人事評価制度を入れれば良いかという相談を受けました。

会社の社員は50名程度で、製造関係以外の部署は少数のスタッフしかいません。創業当時から製造部門を統括している工場長は、高齢で引退を考えていますが、製造全体を統括できる人材が育っていないため、仕方なく現場のマネジメントを行っています。そして、社長は自分と同じ年の営業本部長を相談相手として頼りにしています。

この組織図を見てどのように感じるでしょうか。

 

図表1:組織図(修正前)

 

階層とレポートラインが全く整理できていないことがわかります。

まず、階層がバラバラです。本部、部、課が同じ階層になっていますし、情報部に至っては、部であるにもかかわらず、経理部の下になっています。
「部と課の階層ぐらいは合わせようよ」と言いたくなります。

組織図上は、社長から工場長を経由して指示が出るレポートラインになっていますが、実際には工場長は製造部門しか管掌していません。

こうなる原因は、会社にレポーティングラインの考え方がなく、同じ仕事をしている人は同じところにまとめるという考えで組織図を作ったからです。

次に、社員が50名程度の割には組織の箱が多すぎます。

部の役割とその部の仕事を混在しているのでしょうが、各部にどのような役割と責任をもたせるのか、責任者は誰なのかを明確にすべきです。

そこで、社長と取締役に、それぞれの部の役割と責任範囲について話を聴き、組織図を図表2のように書き直しました。

 

図表2:組織図(修正後)

ポイントは、まず階層とレポートラインを明確にした組織図にすることでした。この組織図が全ての基本になります。

階層については、本部、部、課と3つに分けました。工場は部や課ではなく、グループの方がわかりやすいということで、そのままにしました。

変更前の組織図では、保証部、総務部、経理部や、技術課、製造管理課、製造課の責任者は同じでした。元の図では、仕事の内容を全て細かく組織の箱にしていましたが、この規模でそこまで細かく分ける必要はありません。役割は職務分掌として部に持たせれば良いだけです。

また、部の責任者は部長、課の責任者は課長や課長(代理)とし、その職責の人間がいない場合は、一つ上の階層の責任者が責任者を兼務することとしました。(例えば営業本部長が営業部長やマーケティング部長を兼務する)

このように整理すると、どの部署に人が足りないか、誰を育てなければならないかが良く分かります。

レポートラインを明確にして、権限や職責が明確になるよう階層を整理することも必要です。変更後の組織図でも、本部長-部長-次長-課長-課長代理-主任-リーダーという職責に分かれていますが、この人数であれば肩書をもっと少なくしても良いでしょう。

経営者は、人事評価制度等をコンサルティング会社に依頼する前に、まず自社のレポートラインと階層、そして組織の職務分掌とそれぞれの箱の責任者の報酬レベル等を組織図を見ながら整理して下さい。

組織図を常に見直し頭の整理をすることは、事業運営には大事なことです。

 

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