中小企業が「考える社員」を育成するために

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何故社員は「考えない」のか

中小企業の経営者と話していると、「うちの社員は考えないから」、「それほど優秀な人材がいるわけでもないから考えろと言っても無駄」という話をよく聞きます。

基本的に中小企業では、仕事が「属人化」しています。

業務や会計システムも、担当者が使いやすいように長年かけてカスタマイズされているため、限られた担当者しか使用方法がわからないという状態になっています。また、多くの業務がマニュアル化されずに個人の力に頼って業務運営がなされています。

経営者は「うちの業務はシステム化しようとしても、できないんだよね。みんな自分の周りのことしか考えないから、その人しかわからなくなってしまってる」と嘆きます。

しかし、それは経営者の要求に応えてきた結果です。 業務が属人化する理由や社員が考えて動かない理由は経営者にあります。がむしゃらに走ってきた経営者が、その場しのぎで経営を行ってきたツケとも言うことができます。

社員は、経営者からの様々な要求に応えるために、自分が最もやりやすい方法で業務プロセスを考えます。要求全体のことなど考えて仕事をする暇はありません。大体、仕事を誰に引き継ぐかもわからないのに、わざわざ時間をかけてマニュアルを作るようなことはしません。

中小企業では文鎮型のマネジメントが行われます。役員や部長、課長といった階層があったとしても、実際、ほとんどの業務指示は経営者が直接部下に出しているのではないでしょうか。

だから「業務の見える化をやろう!」と経営者が言っても、それを真に受ける社員はいません。「マニュアル化、見える化」を実行するためには、今の仕事を止めなければなりませんが、せっかちな経営者は、必要な情報や資料が遅くなることを許してはくれません。だから誰も本気で見える化には取り組みません。

文鎮型マネジメントは5人、10人規模であれば意思決定が早く行われるため、会社にとってはメリットがあります。しかし、1人で管理する人数が10人を超えると管理は大変になります。

Amazonの ジェフ・ベゾスCEOは、会議や組織マネジメントはピザ2枚が行きわたる人数が適正としています。ピザ2枚となると、1人2切れとしても4~5人でしょうか。 これ以上の人数が会議で議論したり、チームとなっていると生産性は落ちると説きます。

つまり、あまりに大きな文鎮だと、組織としての動きに問題が出るわけです。

企業が成長を続けるためには、経営者の仕事を分担してくれる責任者が必要となります。例えば5人の部長を置いて、各部長が5人のメンバーをマネージする組織を作ります。これができれば5×5で25名のマネジメントが可能となります。

しかし、多くの中小企業では、会社組織としての階層があるものの、「情報が早く伝わらない」、「意思決定が遅くなった」、「部長には安心して任せられない」等の理由から、実態は経営者が直接社員に指示を出す文鎮型マネジメントが行われています。

そして、経営者は「うちには考える奴が誰もいない」と嘆くわけです。

いつまでも文鎮型の組織のままで、経営者が直接末端の部下まで指示を出し続ければ、経営者の器が一杯になったところで組織の成長は止まります。社員が考えるようになるためには、全てを社長決裁にすることを辞めて、事業責任者に権限と責任を持たせて仕事をさせることが必要となります。

まずは任せる

こういう話をすると「うちにも人事評価システムみたいなものが必要なんでしょうか」という経営者がいます。しかし、評価基準やマニュアルを作ることが必要なのではありません。

考える社員を育成するためには、コンサルタントに仕組みを作ってもらうのではなく、まずは、信頼する(或いは信頼できる人材に育てたい)社員に一部の業務判断を任せ、その判断に対し責任を持たせることです。

責任者や社員が「自分で考え、動き、その責任を負う」という経験をさせることが必要です。

そして、事業責任者に任せた業務には口出しをしないことです。たとえ「うちの部長は頼りない」等の不満を社員が言ったとしても、それを聞いて行動を起こしてはいけません。任せたら任せきることが必要です。

こういう話をすると、経営者は「でも、何を任せて良いのかわからない」と言います。

まずは各部門の責任者に、中期経営計画や年度計画、月次の計画を立てさせることが良いと思います。経営者が事業責任者(候補)と共に計画を作り、各事業部門の責任者にその達成を任せるだけでよいのです。

しかし、「中期計画を作れといわれても、どんなものを作ればよいのかわからない」という経営者もいます。

中期経営計画が作れない理由は、Missionとか経営理念とか言われる「企業の目的」がないからです。ゴールがどこなのかわからずに走っている会社は来年の計画は作れても、3年後、5年後の計画を作ることはできません。

中小企業には、そもそも目的や目標がない企業や、経営理念があっても壁に貼ってあるだけの企業も少なくありません。

ゴールがない会社では社員が経営者についてきません。ゴールがなければ、経営者がゴールを決め、そこに向かうための道順(中期計画)を立てなければなりません。ゴールも決めていない経営者が社員に考えることを強制しても社員は何を考えて良いのかわかりません。

企業の目的(ゴール)と目標(到達するための道順)はっきりさせ、事業部や責任者、社員に浸透させ、その目標を如何に達成するかを一緒に考えさせる。達成できなければその理由を、達成できたら、なぜ達成できたのかも考えます。

社員はそうやって考える力をつけていきます。

 

⇨ 正しく評価するためではなく、成長を図るために行う人事評価

⇦ 社員を生産性とアウトプットで評価するために企業が行うべきこと

 

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