中小企業が成長する組織図の作り方 ①

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組織図はありますか

企業に伺った際、まず見せていただくのは組織図です。しかし中小企業では、組織図がなかったり、長年更新されていなかったりする企業も少なくありません。

国際大学の伊丹学長は、「組織図は戦略実行の可否を示し、顧客や社員、株主や債権者といったステイクホルダーへの重要なメッセージとなる。そして、組織の階層や構造は、社員の思考様式や価値観に影響を及ぼす。」と言います。(伊丹敬之・加護野忠男(1989)「ゼミナール経営学入門」(日本経済新聞社)

組織図で仕事(役割と責任)の範囲を明らかにすれば、社員は組織の階層や構造を認識し、それが個々人の思考や行動に影響を及ぼすようになります。

図表1は、製造業A社が、毎年社員全員に配布している手帳に記載されている組織図です。A社の社長は15年前に脱サラし、先代が作った町工場を引き継ぎました。大手企業の下請けとして長年苦労してきA社は、数年前に開発した新商品がヒットし、今は大手企業の下請けから脱却を図っている最中です。この組織図を見て、皆さんはどのように感じるでしょうか。

図表1:A社の組織図

 

組織図には、社長や税務・法律顧問の名前がありますが、各部門の責任者の名前が入っていません。社長は組織図は外部への説明のために作っているので名前は不要と考えているようです。A社では、自社の経営理念や今期の計画を記した手帳を、社員や金融機関、取引先にも配布しており、そこに組織図を載せています。手帳は有名なコンサルタントの指導で作ったようで、その際、経営理念の重要性と業績計画のステイクホルダーへの開示の重要性を初めて知り、以降毎年4月に経営計画発表会を開催しているとのことでした。ただ社員については、「さまざまな成長の機会を提供しているものの、全く進歩しない。ミーティングをしても積極的な意見も出てこない。やはり中小企業にはレベルの低い人材しか集まらない」と嘆いていました。

「もったいないなあ」と私は思いました。 組織図は外部に企業の機能を説明する際にも使われますが、それだけが目的ではありません。組織図には経営に対する考え方や企業の成長度合いが反映されます。組織図を見ると、部署の分け方やレポートライン、人の配置方法等、経営者が事業をどのように伸ばしていこうとしているかもわかります。さらに、組織図に社員の名前を入れれば、経営者が社員にメッセージを伝えることもできるようになります。

折角組織図を作ったのであれば、外部への説明だけでなく、社員の成長を促すためにも責任者の名前を記載してください。組織図に名前を書かれた人は自らの部署に対する責任を意識するようになります。そして、周りの社員もその人を責任者として認識します。更に金融機関や外部のステイクホルダーにも組織図がシェアされれば、社員は自らの責任を一層感じ、仕事に対する取り組み姿勢が変わってくるはずです。

企業が一定規模の大きさになると、経営者が全ての部門を管理することはできなくなります。つまり、企業を大きく成長させたいのであれば、社員が成長し、経営者の仕事を代行できる力を育成しなければなりません。そのためにも組織図を常に見直すことは重要です。

企業が成長する発展段階

人と同じように、企業の成長にもいくつかの発展段階が存在します。

図表2は1979年にラリー・グレイナー博士が唱えた企業の発展段階の図です。グレイナーは、「成長する企業は、革命の段階と呼ばれる5つの発展段階を経る必要がある」と言います。

 

図表2: 組織の進化段階と革命段階

画像2

(出典)「企業成長のフシをどう乗り切るか」ラリー・グレイナー著を加工

 

多くの企業は発展段階の節目に差し掛かると、組織がうまく機能しなくなります。そしてその状況を放置すると、経営に悪影響が及びます。

図表2にある革命の段階(波線の部分)は、新しい組織活動を模索する時期です。この時期を乗り越えられた企業だけが、次の段階に進めるとグレイナー博士は言います。しかし、中小企業の多くは、第1段階と第2段階の間(赤い矢印)で成長が止まってしまいます。その理由は、中小企業では、経営者が全てに指示を出す「文鎮型マネジメント」が基本であり、経営者がいつまで経っても権限を各責任者に委譲しないからです。

第2段階の「革命の段階」を乗り越えて、第3段階の「権限委譲による成長」に進むためには、経営者は文鎮型マネジメントを辞め、自らの権限と責任の一部を社員に委譲しなければなりません。

オーナー経営者にとって権限と責任の委譲には抵抗があるかもしれません。そこで、まずは組織図に責任者の名前を書き込むことから始めてみてはどうでしょうか。組織図を作れば、組織のどの部門に人材が足りないか、今後の事業成長のためにどの部署に人材が必要かが認識できます。更に責任者(候補)の名前を書き込めば、経営者はその人に足りない部分を考え、それを補うための方策(教育や指導)も考えるはずです。

「人もいないし、組織といっても実態は全て経営者である自分が決めている」という企業であっても、まずは組織図を作って責任者の名前を入れてみて下さい。名前が入った組織図の作成は、中小企業が文鎮型マネジメントから脱却し、次のステージへ成長する良い機会となるはずです。 

 

⇨ 中小企業が成長する組織図の作り方 ②

⇦ 従業員を適正な労働時間で働かせるために企業が行うべきこと

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