中小企業に於ける組織図の重要性

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組織図はありますか

私は、企業に伺った際、まず最初に組織図を見せていただきます。しかし、中小企業には組織図自体がなかったり、壁に貼ってあるだけという会社が少なくありません。

伊丹国際大学学長によると、組織図は戦略実行の可否を示すものであり、顧客や社員、株主や債権者といったステークホルダーへの重要なメッセージとなるものです。そして、組織の階層や構造は、社員の思考様式や価値観に影響を及ぼします。(伊丹敬之・加護野忠男(1989)「ゼミナール経営学入門」(日本経済新聞社)

組織図で仕事(役割と責任)の範囲を明らかにすれば、社員は組織の階層や構造を認識し、そのことが思考パターンに影響を及ぼすようになります。そして、組織図の中にある役割に就くことを目標とする人も出てきます。

図表1は、中小企業A社の組織図です。

A社の社長は脱サラして先代のビジネスを引き継ぎました。これまで下請け企業として数多くの苦労をしてきましたが、自社で開発した新商品がヒットしたため、この新商品で海外への進出を目論んでいます。

私はこの組織図を見て「ああ、もったいないなあ」と感じました。

 

図表1:A社の組織図

 

組織図には、社長や税務・法律顧問の名前はありますが、各部門の責任者の名前が入っていません。

社長によると、「組織図は金融機関に説明をするために作っているので、これで構わない」とのことです。この会社では、年に1度、金融機関やステイクホルダーを招いた経営方針説明会を開催しており、その際に、自社の概要や今期の計画を冊子にして配布しています。その冊子に書くために組織図を作っているというのです。各部門には部長がいますが、基本的には社長が全ての業務を把握しているため、部長の名前を入れる必要性も感じていないようです。

このように、中小企業では組織図があっても責任者の名前が入っていないことがよくあります。

確かに、組織図は顧客や金融機関に対して、仕事の内容を説明するためには必要でしょうが、それは組織図を作る本来の目的ではありません。

組織図には社長の経営に対する考え方や社員に対する姿勢、会社の成長度合いが反映されます。

この会社の組織図を見ると、この会社は全て社長が決める文鎮型組織だということはわかります。ただ、せっかく組織図を作って社員やステイクホルダーに毎年見せているのならば、もっと効果的なものにすれば良いのにとも思います。

各部署に責任者の名前が入るだけで、それぞれの人は緊張感を持ちます。その組織図が金融機関や外部のステイクホルダーにもシェアされているわけですから。名前を書かれた人は、その部署の仕事や自分の役割に責任を感じます。

海外の新聞では、誰がその記事を書いたかがわかります。名前を出して記事を書くということは、その記事に自分が責任を持っているということです。自分に責任があると感じることで、仕事への取り組み姿勢が変わります。

組織図を重視する理由は、会社の中味や業務を確認するためだけではありません。組織図によって、部署の分け方、人の配置方法やレポートラインといった機能面がわかるだけでなく、経営者の考え方を知ることや社員の責任感を醸成することもできます。

社長が組織図に責任者の名前を入れないということは、社員には任せられないと思っている、社員をリスペクトしていない、成長させようという気がない、或いは成長のさせ方がわかっていないかのいずれかです。

しかし、どんな組織であっても、どれほど社長が優秀でも、社長一人で事業のすべてを見るには限界があります。企業を持続的に発展させるためには、社員が成長し、社長の仕事を代行できる力をつけていくことが重要です。

因みにこの企業の社長は、社員をリスペクトしていませんでした。

人材にはかなり積極的に投資をしており、社員への挨拶も口うるさく言っています。毎朝朝礼を行い、掃除もさせています。しかし、社長が言わなければ挨拶をしない社員がいることや、掃除も中途半端という点が、最初に気になりました。

その後、話をしていると、端々に、「こいつら全然やる気がない、こっちがこれだけ人材育成に投資しているのに」、「何回言ってもやらないんだ」という言葉が社長から出てきます。

どれだけ研修にお金を使っても、何かをやらせても、そもそも社長が社員を「ダメなやつら」と思って接している限り、社員はそれに応えることはないでしょう。

企業が成長する発展段階

人と同じように企業の成長にもいくつかの発展段階が存在します。

図表2は1979年にラリー・グレイナー博士が唱えた企業の発展段階の図です。グレイナーは、「成長する企業は革命の段階と呼ばれる5つの発展段階を経る必要がある」と言います。

 

図表2: 組織の進化段階と革命段階

画像2

(出典)「企業成長のフシをどう乗り切るか」ラリー・グレイナー著を加工

 

多くの企業は発展段階の節目に差し掛かると、組織がうまく機能しなくなります。そして状況を長く放置すると、経営に悪影響を及ぼします。

図表2にある革命の段階(波線の部分)は、新しい組織活動を模索する時期を指します。この時期を乗り越えられた企業だけが、次の段階に進めるとグレイナー博士は言います。

しかし、中小企業の多くは、第1段階と第2段階の間(大きな矢印)で成長が止まってしまいます。その理由は、中小企業では、社長が全てに指示を出す「文鎮型マネジメント」が基本であり、社長が自分の権限を各責任者に委譲しないからです。

第2段階の「革命の段階」を乗り越えて、第3段階の「権限委譲による成長」に進むためには、文鎮型のマネジメントを辞め、自らの権限と責任を社員に委譲しなければなりません。

それは非常に難しいことです。ただ、その第一歩として、まずは組織図に責任者の名前を書いてみてください。組織図に責任者(候補)の名前を書き込むことで、名前を書かれた社員が部署に対する責任を自覚するようにさせることから始めるのです。

組織図に自分の名前が書かれると、社員は、自分の役割をなんとなく意識し、少しずつですが、部門に対する責任を自覚するようになります。

また、組織図を作成することは、社員に自分の役割と責任感を自覚させるだけでなく、どの部門に人材が足りないか、育てなければならないか等を社長が認識する良い機会にもなります。

例え人材が不足していて兼務が多かったとしても、それぞれの箱に責任者の名前を入れてみて下さい。

名前が入った組織図の作成は、中小企業が文鎮型マネジメントから脱却し、次のステージに成長する良いきっかけとなります。 

(具体的な組織図の作成方法や注意点等については 「 中小企業が成長する組織図の作り方」で紹介しています。)

 

⇨ 中小企業が成長する組織図の作り方

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